Correspondance Administrative et Prise de Contact

Pour toute demande d'appui matériel, d'inscription aux ateliers de régie ou de transmission de documents officiels, le secrétariat de l'ASSOCIATION DES AMIS DU CYLINDRE se tient à votre entière disposition.

Le siège administratif et le dépôt technique de l'Association des Amis du Cylindre sont établis à Larnod (25720), paisible commune située à quelques kilomètres au sud de Besançon, sur l'axe historique de la Route Nationale reliant la vallée du Doubs aux plateaux jurassiens. Notre atelier technique accueille les bénévoles, responsables de troupes et élus municipaux lors de permanences régulières :

Horaires des Permanences d'Accueil

Accès par les Transports en Commun et Mobilités Douces

Sensible aux enjeux de transition environnementale, notre association encourage les visiteurs à emprunter les transports collectifs régionaux. Larnod est desservi par les lignes de cars interurbains du réseau Ginko et Mobigo au départ du pôle multimodal de la gare de Besançon Viotte. Un abri vélo sécurisé est à disposition des cyclistes à l'entrée de notre cour technique.

Règles Déontologiques de Traitement des Demandes

Chaque message reçu via notre formulaire de correspondance fait l'objet d'un accusé de réception automatisé, suivi d'une réponse humaine circonstanciée rédigée par un membre bénévole du secrétariat dans un délai moyen de 48 à 72 heures ouvrées. L'association refuse catégoriquement tout démarchage commercial, prospection publicitaire ou proposition mercantile ne relevant pas de son objet statutaire culturel d'intérêt public.

Guide des Démarches Administratives et Conventions

Pour toute demande de convention de prêt de matériel pour une représentation scénique dans le département du Doubs, veuillez joindre à votre message le descriptif de la pièce envisagée, le lieu exact de la manifestation et les coordonnées du référent sécurité désigné par votre structure. Le secrétariat vous transmettra alors la fiche de diagnostic préalable et le modèle de convention type validé par notre conseil d'administration.

Afin de garantir une égalité de traitement exemplaire entre toutes les sollicitations qui parviennent à notre secrétariat bénévole, l'Association des Amis du Cylindre applique une procédure d'instruction collégiale claire et transparente :

Étape 1 - La prise de contact initiale : Renseignez le formulaire de correspondance ci-dessous en précisant les caractéristiques générales de votre projet : identité de la troupe ou de la municipalité, titre et résumé de la pièce ou du concert, lieu envisagé (salle polyvalente, grange, plein air) et dates prévisionnelles de représentation.

Étape 2 - L'envoi du dossier technique simplifié : À réception de votre message, notre secrétariat vous adresse par courriel une fiche de diagnostic technique préalable. Ce questionnaire simple permet de préciser la configuration de la salle (dimensions du plateau, hauteur sous plafond, puissance du compteur électrique disponible) et les besoins scénographiques essentiels (nombre de micros, ambiances lumineuses souhaitées).

Étape 3 - L'examen par la Commission Territoriale : La commission bénévole de programmation se réunit le premier mardi de chaque mois à Larnod pour examiner les demandes au regard des critères d'utilité publique, de gratuité civique pour le public et de disponibilité du matériel dans le calendrier départemental.

Étape 4 - La signature de la convention d'usage partagé : Une fois le projet validé, une convention de mise à disposition à titre gracieux est établie en deux exemplaires originaux, scellant le partenariat solidaire entre notre association et votre structure pour la réussite de la fête théâtrale.

Notre secrétariat se tient à votre entière disposition pour vous guider avec bienveillance à chaque étape de votre démarche citoyenne.

Pour vous aider à préparer au mieux votre échange avec notre secrétariat bénévole, voici les réponses aux questions les plus couramment posées par les mairies et troupes théâtrales du département :

Quel est le délai idéal pour réserver le matériel scénique ? Nous recommandons de solliciter notre association au moins six à huit semaines avant la date de la représentation. Notre calendrier départemental se remplit très rapidement, particulièrement pour les week-ends de printemps et d'automne.

L'association fournit-elle un technicien pour assurer la régie durant le spectacle ? Oui, dans la mesure des disponibilités de notre équipe de régisseurs bénévoles. Si aucun régisseur n'est libre à votre date, nous assurons une formation préalable de deux heures à notre atelier de Larnod pour rendre votre propre technicien bénévole totalement autonome sur la console.

Que se passe-t-il en cas d'intempéries lors d'un spectacle en plein air ? La convention prévoit obligatoirement une solution de repli dans une salle couverte (salle des fêtes, préau fermé). En cas d'averse imprévue, la priorité absolue est la mise hors tension immédiate des appareils électriques non étanches sous la supervision de notre référent de sécurité.

Existe-t-il une participation financière exigée pour le prêt ? Non. Le prêt est strictement gratuit et non commercial. Seule l'adhésion statutaire annuelle de votre structure à notre association (25 euros pour les personnes morales) est requise pour des motifs de conformité assurantielle.

Notre secrétariat se tient avec enthousiasme à votre écoute par courriel ou lors de nos permanences à Larnod pour vous aider à donner vie à votre projet artistique !

Notre secrétariat associatif s'engage sur quatre principes de transparence et de dévouement républicain envers chacun de ses correspondants :

1. Accusé de réception sous 24 heures : Dès l'envoi de votre message via notre portail, un courriel de confirmation vous est adressé avec le numéro de référence unique attribué à votre demande.

2. Réponse circonstanciée et humaine : Pas de messages génériques ou de robots de réponse. Chaque dossier est étudié par un membre bénévole du bureau qui prend le temps d'analyser vos contraintes de salle et votre calendrier.

3. Égalité d'accès pour toutes les communes : Aucune priorité n'est accordée en fonction de la taille de la commune ou de la notoriété des créateurs. Le plus petit hameau du Doubs bénéficie de la même écoute attentive que le chef-lieu de canton.

4. Assistance technique bienveillante : Si vous ne disposez pas des compétences techniques pour rédiger une fiche de salle, notre régisseur se déplace sur place pour réaliser le relevé technique en votre compagnie sans aucun frais.

Faire vivre la culture en milieu rural est une aventure collective où chaque voix compte et où chaque énergie trouve sa place !